PONENCIA DE BALBUENO MEDINA EN TALLER DE RELACIONES PUBLICAS Y PROTOCOLO INTERNACIONAL

Redaccion de NBC

Por considerarlo de alto interés para los lectores de este blog, publicamos integramente la ponencia del periodista Balbueno Medina, ante el taller internacional de Relaciones Publicas y Protocolo, efectuado el el FOPETCONS.

Medina, ha desarrollado las labores de Relaciones Publicas conjuntamente con las de periodista por más de 15 aóos, por lo que los detos que ofreció en este conclave fueron extraido de sus propias experiencias profesionales.


ELEMENTOS FUNDAMENTALES DE LAS RELACIONES PÚBLICAS Y EL PROTOCOLO

Autor
Balbueno Medina

La buena imagen de una institución cualquiera, ya sea pública a privada, depende fundamentalmente del trabajo que realizan los departamentos que tienen la responsabilidad de brindar atenciones especializadas a los públicos que sirven las empresas.

En estos casos, nos referimos a los Departamentos de Relaciones Publicas y Protocolo, los cuales deben estar dirigidos por profesionales experimentados en esas áreas para poder entender las necesidades y la importancia del servicio que ofrecen a los públicos que demandan los productos de la institución.

Estas unidades, que en algunos casos, sus funciones no son bien interpretadas, en algunas empresas publicas o privadas, porque muchas veces parte del personal de esas instituciones consideran que los que ejercen las funciones de Relaciones Publicas y Protocolo solamente lo que hacen es figuriar y lucirse bien, hasta mejor que el funcionario principal.

Sin embargo, los que piensan de esa manera se encuentran totalmente equivocados, debido a que quienes realizan esas funciones son los que proyectan la primera impresión de la institución frente a los públicos, ya que son el canal principal para poder acceder a la presencia del jefe principal.

Imagínense ustedes que una persona que llegue a una empresa a cerrar un negocio multimillonario sea recibido por una recepcionista, un encargado de protocolo o un Relacionador Publico, con los dientes quitados, la ropa vieja y estrujada y unos zapatos rotos, que impresión se llevará de la empresa y de quienes la dirigen de primera mano.

Lo mismo ocurre con el aspecto físico que muestre la institución si al visitar a una empresa cualquiera, el cliente observa que la pintura es vieja y las paredes se están descascarando y que el mobiliario es obsoleto, lo mismo que las computadoras, inmediatamente se va a proyectar la idea o la imagen de que quienes dirigen esa entidad se han quedado igualmente anquilosados en el pasado.

Púes bien, después de esas puntualizaciones, es que entendemos el rol que deben jugar los departamentos de Relaciones Publicas y Protocolo en el funcionamiento de la institución frente a la sociedad y a los clientes, lo que hoy día definen las empresas modernas como imagen corporativa.

Por ello, es que todos estos departamentos se encuentran bajo la dirección de un experimentado profesional de la Comunicación, que tiene como propósito dirigir todo lo que tiene que ver con las políticas corporativas de la institución frente a los públicos y a la sociedad en sentido general.


ASPECTOS DEFINITORIOS Y DE COMPORTAMIENTO



En esta parte nos referiremos al trabajo propiamente técnico que realizan quienes manejan los departamentos de Relaciones Publicas y Protocolo, así como también ofreceremos las definiciones de estos y el comportamiento que toa persona que trata con públicos debe adoptar frente a ellos.

1-RELACIONES PUBLICAS: Como Relaciones Publicas se conoce la especialidad de la Comunicación que tiene como objetivo proyectar la buena imagen de una institución, no importa su naturaleza, frente a la sociedad y a los públicos internos y externos a que ofrece sus servicios.

Las Relaciones Publicas, no son simplemente la realización de las Notas de Prensa para difundir a través de los medios de Comunicación Social, sino el canal más idóneo de proyectar una imagen positiva, creíble y respetada de una institución frente a la población.

Para ejercer unas buenas funciones de relaciones públicas que redunden en beneficio de una institución es indispensable tomar en cuenta los siguientes aspectos:

a) Que quien dirija el departamento sea una persona conocida y que cuente con una acrisolada solvencia moral y profesional, lo que de entrada le garantizará a la empresa una mayor y mejor proyección frente a la sociedad.
b) Que ese profesional sepa interpretar los gustos e ideas del Jefe principal de la institución para que cuando lo vaya a defender éste se sienta a gusto.
c) Que el departamento de Relaciones Publicas cuente con el personal y las herramientas técnicas necesarias para poder realizar las tareas que permitan a la institución proyectar su buena imagen.
d) Que el Relacionador Publico sea una persona capaz de armonizar tanto con los públicos de fuera como con los internos las políticas de la institución a fin de garantizar una eficiente labor de imagen institucional.
e) Contar con un presupuesto ajustado a las necesidades y tamaño de la empresa, porque no es lo mismo hacerle Relaciones Publicas a una empresa que tenga un capital de 30 mil millones de pesos y 3 mil empleados, que a una empresa que tenga un capital de 100 millones y 75 empleados. De manera que cada situación debe ser ajustada a la realidad de cada institución.

2-PROTOCOLO: Es una de las especialidades vinculadas a la Comunicación Social que fundamenta su desempeño en el contacto directo con los públicos que precisan de los servicios de la empresa, ya sean especializados o no.

Las funciones del Departamento de Protocolo solo se diferencian de las del departamento de Relaciones Publicas, en que tienen que recibir al abanico más amplio de visitantes a una institución, mientras que en las Relaciones Publicas se trata con un personal más especializado como son los representantes de los medios de comunicación.

Sin embargo, para realizar una buena labor en el departamento de Protocolo se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:

A) Que quien dirija ese departamento debe ser un profesional dotado de una amplia cultura que le permita no solo tener conocimientos generales, sino el historial y funcionamiento de la institución a la que sirve.
B) Debe exhibir un comportamiento y una presencia física e intelectual y conductual acorde a las políticas corporativas de la institución que le garanticen un excelente manejo frente a los diferentes públicos que acuden a buscar los servicios de la empresa.
C) El departamento de Protocolo, debe de estar dotado de un buen ambiente que le permita a los visitantes llevarse de primera mano la mejor impresión de la institución. Debe contar con televisor con telecable, agua, café, buena iluminación, revistas y periódicos y otros instrumentos de distracción para no aburrir a los que frecuentan la institución.

NORMAS GENERALES QUE DEBE ADOPTAR TODO INDIVIDUO PARA CONDUCIRSE DE MANERA PROTOCOLAR.


Aunque el protocolo tiene algunas normas que deben ser llevadas al pie de la letra para poder cumplir con reglas elementales internacionales, existen condiciones naturales, familiares y conductuales que permiten a las personas desarrollar criterios claros del buen manejo frente a los demás y que en definitiva tienen que ver con las buenas costumbres y las crianzas que han recibido de sus progenitores.

Por ejemplo mencionaremos algunos comportamientos que de manera protocolar han sido adoptados como técnicas para el comportamiento de los seres humanos y que debido a lo que hemos expuesto anteriormente han sido asimilados empíricamente por muchas personas porque lo han heredado de sus ancestros.

1-Las personas mayores y los principales funcionarios de una institución, siempre deben ir delante de las demás personas, debido a la jerarquía que representan en la sociedad y en la institución.
2-La mesa principal de un acto de una institución cualquiera debe estar presidida por el funcionario principal, el cual será colocado al centro de la misma y si en caso esa actividad es promovida por un funcionario de la entidad, éste se sentara a su lado, y luego se distribuirán los demás puestos de manera secuencial.
3-Nunca el empleado de una institución debe sentarse en las sillas principales o frente a la mesa de honor, porque siempre estarán reservadas para los invitados especiales y otros funcionarios de la institución.
4-En la institución cuando desee una entrevista con el jefe principal, debe primero planteárselo a su jefe inmediato para que éste canalice su entrevista, si eso no ocurre, porque su jefe inmediato pretende esconder algo, puede proceder haciendo la solicitud a través de su secretaria.
5-Para representar su institución en una actividad al que lo envíen en representación de ella, debe tomar en cuenta el lugar y la hora donde se efectuara dicha actividad, ya que su adecuación al momento lo hará proyectar una buena imagen de la misma ante la concurrencia.

No es lo mismo participar en una actividad al aire libre que en un lugar cerrado y con aire acondicionado, ya que ambas precisan de diferentes tipos de ropa por parte de los presentes. En la primera el visitante debe asistir con ropa desahogada y sin muchos atuendos y en la segunda debe hacerlo más formal y elegante.

Durante el día existe una ropa clásica que usted debe usar, que puede ser gris o azul o colores kakis, marrones etc, pero entrada la noche debe tomar en cuenta que el negro y el blanco tienen predomino al destacarse mucho más.

5-Quien represente a una empresa, sea publica o privada, ante clientes o allegados, los primero que debe hacer es presentarse debidamente identificado, destacando el nombre y el puesto que ostenta en la institución y luego indicando el objetivo de su visita al lugar. De esa manera se ganara el respeto del cliente visitado y proyectara la buena imagen que debe mantener toda entidad organizada.